Sie können selbst bestimmte Verhaltensweisen oder Einstellungen der Groupware festlegen, indem Sie oben rechts auf Ihr Profilbild klicken und danach Mein Konto auswählen. Im Folgenden werden die zwei wichtigsten Reiter beschrieben:

1. Wählen Sie links Kalender aus
2. Der Standardwert beim Anlegen eines Termins, inwieweit Sie im Vorfeld an Termine erinnert werden wollen
3. Standardfarbe für neue Termine
4. Kalender, in dem standardmäßig neue Termine angelegt werden
5. Zeigt den Status der Termine im Kalender mit an (z. B. Bestätigt, Vorläufig, Abgelehnt)
6. Prüft beim Anlegen eines Termins, ob der Zeitraum bereits von einem anderen Termin belegt ist und gibt eine Warnung aus
7. Sie können hier andere Benutzer oder Benutzergruppen hinzufügen, die Ihre Verfügbarkeit sehen können, wenn diese Sie zu einem Termin einladen

1. Wählen Sie links E-Mail aus
2. Hier können Sie definieren, ob beim Verfassen einer neuen Mail das CC- bzw. BCC-Feld standardmäßig mit angezeigt wird
3. Ihre E-Mail-Vorlage, die Sie standardmäßig beim Verfassen einer neuen E-Mail benutzen möchten (s. Erstellen einer Signatur)
4. Wenn Sie eine Mail an einen bisher unbekannten Empfänger versenden, wird Ihnen standardmäßig ein Dialog angezeigt zum Hinzufügen dessen zu Ihrem Adressbuch. Hiermit können Sie dieses Verhalten deaktivieren
5. Beim Versand einer Mail standardmäßig aktivieren, dass der Empfänger einen Dialog zur Empfangsbestätigung der Mail erhält. Standardwert: Deaktiviert (empfohlen)
6. Automatisch der Nachfrage zur Empfangsbestätigung Ihrerseits zustimmen
7. Kontakte in Ihrem Adressbuch bzw. in der Autovervollständigung beim Erstellen einer Mail absteigend nach Datum der letzten Konversation sortieren
8. Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen
9. Bei Schritt 10 ausgewählte E-Mail-Vorlage löschen
10. Ihre vorhandenen E-Mail-Vorlagen; mit einem Doppelklick können Sie diese bearbeiten
11. Speichern der vorgenommenen Änderungen

MyOffice bietet die Möglichkeit Adresslisten zu pflegen, in denen eine Gruppe von E-Mail Adressen zusammengefasst werden kann, die bspw. regelmäßig mit Info-E-Mails versorgt werden soll.

Eine Adressliste wird in MyOffice wie folgt angelegt:

1. Wechseln Sie in MyOffice in den Reiter Newsletter
2. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen zum Erstellen einer neuen Liste
3. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie als Typ Kontakt aus
4. Speichern Sie die Änderungen

Um der Adressliste E-Mail-Adressen zuzuordnen, führen Sie die folgenden Schritte im Modul Newsletter durch:

1. Wählen Sie erstellte Liste aus
2. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen zum Hinzufügen
3. Gehen Sie auf den Reiter Adressbuch
4. Wählen Sie ein Adressbuch mit den gewünschten Kontakten aus
5. In der Liste können Sie bei gedrückt gehaltener STRG-Taste mehrere Personen auswählen
6. Sie können entweder das gesamte Adressbuch (Alle Ergebnisse hinzufügen) oder die soeben markierten Personen (Auswahl hinzufügen) hinzufügen

Die Adressliste kann bei der Erstellung einer E-Mail verwendet werden. Dies können Sie folgt:

1. Öffnen Sie das Modul E-Mail, falls nötig
2. Klicken Sie auf Erstellen, um eine neue Mail zu erstellen
3. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen
4. Wählen Sie den Reiter Kontaktlisten
5. Wählen Sie die vorhin erstelle Liste aus
6. Sie können entweder alle Listen (Alle Ergebnisse hinzufügen) oder nur die ausgewählte Liste (Auswahl hinzufügen) hinzufügen

Die Adressen werden dann daraufhin automatisch in das entsprechende Empfänger-Feld der E-Mail eingetragen.

Erstellen Sie einen Termin durch klicken in den Kalender. Anschließend wird das Fenster Termin geöffnet. Richten Sie den Termin im Reiter Eigenschaften ein.

Im Reiter Wiederholung kann aus dem Termin eine Terminserie gemacht werden.

Sollen Studierende oder externe Personen zu dem Termin eingeladen werden, können diese über eigene Kontakte oder eine Adressliste eingeladen werden. Dazu die Schaltfläche Hinzufügen im Reiter Teilnehmer anklicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster in dem aus verschiedenen Quellen ausgewählt werden kann, unter anderem Benutzer und Adresslisten. Markieren Sie in dem jeweiligen Reiter den gewünschten Kontakt und bestätigen anschließend mit einem Klick auf Hinzufügen. Die Kontaktliste wird durch Anklicken von Ok abgeschlossen.

Eine weitere Möglichkeit einen Termin mit anderen Personen zu teilen, ist den Termin in Form einer iCalendar-Datei (.ics) zu versenden.

Dazu muss ein Rechtsklick auf dem betreffenden Termin im Kalender ausgeführt werden. Im sich öffnenden Popup-Menü kann eine entsprechende ICS-Datei heruntergeladen werden, in dem auf Exportieren als ICS geklickt wird. Die Datei kann dann bspw. in einer E-Mail versendet werden. Die Empfängerin kann die ICS-Datei dann im eigenen Kalender importieren, um diesen einzutragen.

1. Wählen Sie das Modul Kalender aus
2. Klicken Sie aufdas Zahnrad-Symbol
3. Sie gelangen auf den Reiter Kalender
4. Doppelklicken Sie den Kalender, den Sie veröffentlichen wollen
5. Sie gelangen im Reiter Eigenschaften des Kalenders
6. Aktivieren Sie das Häkchen bei Alle iCalender-Dateien [...]
7. Führen Sie einen Rechtsklick auf den blau hinterlegten Link aus und wählen Sie Link-Adresse kopieren
8. Speichern Sie Ihre Einstellungen

Den kopierten Link können Sie nun allen Personen zur Verfügung stellen, die Einsicht in Ihren veröffentlichten Kalender haben sollen.

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild
2. Klicken Sie aufdas Zahnrad-Symbol | Systemeinstellungen

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1. Klicken Sie links auf Gruppen
2. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte
3. Wählen Sie Bearbeiten aus

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1. Wählen Sie den Reiter Allgemein aus
2. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um nach Mitarbeitern zu suchen
3. Hier wird Ihnen der/die Mitarbeiter angezeigt
4. Aktivieren Sie das Häkchen neben den Personen, die als Mitglied hinzugefügt werden sollern
5. Speichern Sie die Einstelungen