E-Mail-System der Hochschule

Alle Studierenden und Mitarbeitenden erhalten automatisch mit ihrer zentralen Nutzerkennung eine E-Mailadresse der Hochschule Wismar mit folgendem Format:

Mitarbeitende:vorname.nachname@hs-wismar.de
Studierende: v.nachname@stud.hs-wismar.de

Bedenken Sie, dass durch Überschneidungen von häufigen Namen gegebenenfalls von diesem Format abgewichen wird, z. B. durch Hinzufügen von zweiten Vornamen, Unterstrichen oder Zahlen. Die Mailadresse wird für den hochschulbezogenen Schriftverkehr (z.B. Prüfungen, Termine etc.) verwendet. Damit Sie keine Informationen verpassen, können Sie alle E-Mails auch auf Ihre private E-Mail-Adresse umleiten.

Da in letzter Zeit vermehrt gefälschte Rechnungen und ähnliche Spam-Mails mit .doc-Dateien im Anhang eintreffen, haben wir die alten MS-Office-Dateitypen .doc|.xls|.ppt auf unseren Mail-Servern gesperrt.

Die neueren Formate (docx, xlsx, pptx u.ä.) sind von dieser Maßnahme nicht betroffen. Wenn möglich, sollten per Mail nur Dokumente im PDF-Format oder, wenn nicht anders möglich, in den neueren eben erwähnten MS-Office-Formaten verschickt werden.

Das .doc-Dateiformat ist mittlerweile mehr als 20 Jahre alt und stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, weil sich in solchen Dokumenten schädlicher Programmcode befinden kann. Daher werden diese Datei-Typen oftmals zum Verbreiten von Viren und Trojanern in E-Mails verwendet.

Falls Ihnen beispielsweise ein Dokument im .doc-Format vorliegt, müssen sie dieses einmal in Word öffnen und erneut abspeichern als .docx-Datei. Hierzu klicken Sie auf Speichern unter, geben den Speicherort an und wählen daraufhin unten bei Dateityp Word-Dokument (*docx) aus. Gleiches gilt respektive für alte Excel- und Powerpoint-Dateien (.xls bzw. .ppt).

Um eine E-Mail-Signatur zu erstellen, die nicht nur aus reinem Text besteht, müssen Sie zunächst eine E-Mail Vorlage erstellen.

Klicken Sie auf "Addressbuch"
Klicken Sie auf "Verwaltung" --> "Vorlagen"
Klicken Sie auf "Email-Vorlage hinzufügen"
Vergeben Sie einen Namen für die Signatur
Gestalten Sie Ihre persönliche Signatur
Rechts stehen Ihnen Auto-Platzhalter zur Verfügung

Um die Signatur in einer Email zu verwenden:

Klicken Sie oben rechts auf "Email-Vorlage"
Wählen Sie die entsprechende Signatur aus
Diese wird an der Cursorposition eingefügt

Um Emails digital zu signieren oder zu verschlüsseln benötigen Sie ein gültiges Zertifikat der Hochschule Wismar.

Beantragung eines Zertifikats

Zertifikat herunterladen

Das Zertifikat muss in das von Ihnen genutzte Mailprogramm eingebunden werden.

Import des Zertifikats in Group-Office

Um eine Email zu verschlüsseln und/oder zu signieren klicken Sie bitte auf "Zusatzoptionen" und setzen die jeweiligen Häckchen

HINWEIS: Sie können eine Email nur an Empfänger verschlüsseln, von denen Sie bereits einen öffentlichen Schlüssel besitzen. Den Schlüssel bekommen Sie, indem Ihnen der Empfänger eine von ihm signierte Email sendet.

Wer wegen Urlaub oder Abwesenheit einem Stellvertreter Zugriff auf sein E-Mail-Konto gewähren möchte, sollte diesem nicht sein Passwort verraten, sondern einen Stellvertreter einrichten. Dieses funktioniert folgendermaßen:

Klicken Sie im E-Mail-Modul auf Einstellungen (drei Punkte)
Klicken Sie auf E-Mail-Konten
Doppelklick auf Ihr E-Mail-Konto
Klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen

Hier finden Sie grundsätzlich immer schon die Administratorn und sich selbst eingetragen. Um eine weitere Person hinzuzufügen

Klicken Sie auf Hinzufügen (Pluszeichen)
Geben Sie in der Suche den Namen der Person ein (oder einen Teil davon)
Doppelklicken Sie die gewünschte Person

Die Person erscheint dann in der Liste der berechtigten Personen.

Als nächstes müssen Sie festlegen, wie die hinzugefügte Person auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen soll. In der Default-Einstellung ist der Level Nur Lesen.

Bei der Einstellung Nur Lesen kann die Person Ihre E-Mail lesen, kann aber keine Mails verschicken, löschen usw.
Bei der Einstellung Stellvertreter kann die Person auch Mails beantworten. Als Absender erscheint aber der Name des Stellvertreters.
Bei der Einstellung Verwende Account kann die Person Mails in Ihrem Namen versenden. Als Absender erscheinen also Sie!
Verwenden Sie niemals die Einstellung "Verwalten"!

So legen Sie die Zugriffsrechte fest:

Doppelklick auf Nur Lesen
Rechts davon erscheint ein kleines Dreieck, mit dem sich ein Dropdown-Menü öffnen lässt.
Die gewünschte Einstellung auswählen.
Zum Schluss klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu übernehmen.

Adressliste anlegen

MyOffice bietet die Möglichkeit Adresslisten zu pflegen, in denen eine Gruppe von E-Mail Adressen zusammengefasst werden kann, die bspw. regelmäßig mit Info-E-Mails versorgt werden soll.

Eine Adressliste wird im MyOffice wie folgt angelegt:

Im MyOffice in den Reiter Adressbuch wechseln und anschließend auf Verwaltung klicken.

Im Fenster Verwalten in den Reiter Adresslisten wechseln und auf Hinzufügen klicken.

Anschließend öffnet sich das Fenster Adressliste. Im Eingabefeld Name den Namen der Adressliste eintragen und auf Übernehmen klicken. Anschließend in den Reiter Kontakte wechseln.

Um der Adressliste E-Mail Adressen zuzuordnen, im Reiter Kontakte auf Hinzufügen klicken.

Anschließend öffnet sich das Fenster Kontakt auswählen. Unter Adressbücher wird angezeigt aus welchen Adressbüchern E-Mail-Adressen zur Adressliste hinzugefügt werden können. Wenn eine Hochschul-externe E-Mail Adresse hinzugefügt werden soll muss diese vorher im persönlichen Adressbuch (hier: Mustermann) eingetragen werden.

Um eine Adresse zur Liste hinzuzufügen, den Namen der Adresse in das Suchfeld eingeben und auf die Lupe klicken. Passende Adressbucheinträge werden anschließend aufgelistet. Den gewünschten Eintrag anklicken und unten im Fenster auf Hinzufügen klicken. Um weitere Adressbucheinträge der Adressliste hinzuzufügen den Vorgang wiederholen und auf OK Klicken um die Adressliste abzuschließen. Das Fenster schließen

Im Fenster Adressliste OK anklicken, um die Eingaben zu bestätigen. Anschließend das Fenster Verwalten schließen.

Adressliste anwenden

Die Adressliste kann bei der Erstellung einer E-Mail verwendet werden. Dazu im Reiter E-Mail auf + Erstellen klicken. Im Fenster Erstellen Sie eine E-Mail-NachrichtAdressbuch anklicken. Im sich anschließend öffnenden Fenster Adressbuch in den Reiter Adresslisten wechseln. Hier werden alle verfügbaren Adresslisten aufgelistet. Um die Adressen aus einer Adressliste der E-Mail als Empfänger hinzuzufügen auf die gewünschte Adressliste klicken und unten im Fenster auf die gewünschte Versandart klicken (hier: BCC). Die Adressen werden dann automatisch in das entsprechende Empfänger-Feld der E-Mail eingetragen. Das Fenster Adressbuch schließen.

MyOffice bietet verschiedene Möglichkeiten Termine mit anderen Personen zu teilen.

Termin mittels E-Mail-Einladung Teilen

Erstellen Sie einen Termin durch klicken in den Kalender. Anschließend wird das Fenster Termin geöffnet. Richten Sie den Termin im Reiter Eigenschaften ein.

Im Reiter Wiederholung kann aus dem Termin eine Terminserie gemacht werden.

Sollen Studierende oder externe Personen zu dem Termin eingeladen werden, können diese über eigene Kontakte oder eine Adressliste eingeladen werden. Dazu die Schaltfläche Hinzufügen im Reiter Teilnehmer anklicken. Anschließend öffnet sich ein Fenster in dem aus verschiedenen Quellen ausgewählt werden kann, unter anderem Benutzer und Adresslisten. Markieren Sie in dem jeweiligen Reiter den gewünschten Kontakt und bestätigen anschließend mit einem Klick auf Hinzufügen. Die Kontaktliste wird durch Anklicken von Ok abgeschlossen.

Wie eine Adressliste erstellt werden kann, ist im Abschnitt Adresslisten anlegen beschrieben.

Termin Teilen mittels ICS-Datei (CalDAV)

Eine weitere Möglichkeit einen Termin mit anderen Personen zu teilen, ist den Termin in Form einer iCalendar-Datei (.ics) zu versenden.

Dazu muss ein Rechtsklick auf dem betreffenden Termin im Kalender ausgeführt werden. Im sich öffnenden Popup-Menü kann eine entsprechende ICS-Datei heruntergeladen werden, in dem auf Exportieren als ICS geklickt wird. Die Datei kann dann bspw. in einer E-Mail versendet werden. Die Empfängerin kann die ICS-Datei dann im eigenen Kalender importieren, um diesen einzutragen.