Telefonsystem

Die Hochschule Wismar nutzt ein Voice-over-IP-Telefonsystem. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene vierstellige Durchwahl (753-XXXX) und ein eigenes Telefon. Das System stellt zusätzlich folgende Funktionen bereit

  • Voicemail: Ein virtueller Anrufbeantworter
  • Softphone: Eine Software (Cisco Jabber) mit der Sie Ihr Endgerät (PC, mobiles Gerät) wie Ihr normales Telefon benutzen können, zusätzlich Videotelefonie und Chat-Funktion
  • Pickup- und Line-Groups: Möglichkeiten, um Anrufe anderer Mitarbeiter anzunehmen bzw. Gruppen von Mitarbeitern festzulegen, die bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nacheinander angerufen werden
Wie erhalte ich eine Telefonnummer und ein Telefon?

Neue Mitarbeiter

Falls Sie ein neuer Mitarbeiter sind, finden Sie im internen Bereich der Webseite einen Antrag auf einen neuen Telefonanschluss in PDF-Form, den Sie einfach ausdrucken, ausfüllen und per Hauspost an das ITSMZ schicken. Wir stellen dann ein Telefon zur Verfügung, richten es samt neuer Nummer ein und lassen es Ihnen zukommen bzw. stellen es zur Abholung bereit.

Nachfolger und Vertretungen

Falls Sie Nachfolger eines bisherigen Mitarbeiters sind oder diese vertreten und das Telefon übernehmen, müssen Sie nur einen Änderungsantrag ausfüllen und per Hauspost ans ITSMZ schicken. Daraufhin wird das Telefon des bisherigen Mitarbeiters entweder mit der alten Nummer oder einer neuen versehen und auf Sie angepasst. Dies kann aus der Ferne von uns erledigt werden.

Formulare:

Beide Anträge finden Sie hier (Anmeldung mit Ihren Hochschulzugangsdaten nötig).

Anrufe weiterleiten

Am Telefon

Am Telefon selbst drücken Sie hierzu einfach die Taste "Rufuml." und geben daraufhin die Nummer ein, auf die Sie weiterleiten möchten (die vierstellige Durchwahl reicht).

Hinweis: bedenken Sie, dass standardmäßig nur an hochschulinterne Nummern weitergeleitet werden kann. Falls Sie auf eine externe Nummer, wie z. B. ein Handy weiterleiten möchten, melden Sie sich bitte bei den genannten Ansprechpartnern des ITSMZ.

Per Webseite

Das von uns genutzte VoIP-Telefonsystem bietet zudem eine komfortable Weboberfläche, über die Sie detailliert eine gewünschte Rufumleitung einrichten können. Hierbei haben Sie nicht nur die Option, alle Anrufe umzuleiten, sondern Sie können z. B. auch zwischen internen und externen Anrufen unterscheiden.

Hierzu gehen Sie auf die Webseite https://cucmp.voc.hs-wismar.de/ccmuser/ und loggen sich mit Ihren Hochschulzugangsdaten ein. Daraufhin finden Sie auf der linken Seite den Reiter "Anrufumleitung" - hier können Sie benutzerdefinierte Umleitungsregeln erstellen, die sofort wirksam sind.

Sie finden dort auch "Telefoneinstellungen", worüber Sie z. B. Kurzwahlnummern oder neue Kontakte erstellen können.

Softphone (Cisco Jabber)

Das ITSMZ stellt Ihnen mit Cisco Jabber einen Softphone-Client zur Verfügung, mit welchem Sie Ihr Telefon über Ihren Arbeits-PC steuern und wahlweise auch Ihren PC komplett als Telefonersatz nutzen können.

Hierzu laden Sie sich bitte dieses Installationsprogramm (Windows) bzw. dieses (MacOS) herunter und folgen Sie den Installations-Anweisungen. Starten Sie daraufhin das Programm und loggen Sie sich bitte mit Ihren Hochschulzugagsdaten ein.

Mit Cisco Jabber haben Sie dann die Möglichkeit, z. B. Ihre Anrufliste und verpasste Anrufe einzusehen, mit anderen Jabber-Nutzern zu chatten und Dateien auszutauschen, Video-Anrufe zu starten sowie persönliche Kontakte hinzuzufügen.

Hinweis: Falls Sie Cisco Jabber als Softphone nutzen wollen - also Ihren PC samt Headset zur Telefonie verwenden wollen - muss für Sie zuerst ein Profil in der Telefonanlage erstellt werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an die genannten Ansprechpartner des ITSMZ.

Anrufbeantworter

Zugriff auf die Webseite

Loggen Sie sich unter https://unxcs.voc.hs-wismar.de/inbox/ mit Ihren Hochschulzugangsdaten ein. Oft funktioniert dieses beim ersten Mal noch nicht. Versuchen Sie es bitte gleich ein zweites Mal, und wenn es dann auch nicht geht, wenden Sie sich an das ITSMZ. Nach dem Einloggen gelangen Sie in die Web Inbox.

PIN einstellen

Zunächst sollten Sie die PIN einstellen. Sie brauchen sie später, um Ihren Nachrichten von außerhalb abrufen zu können. Wählen Sie hierzu die Schaltfläche ''Einstellungen''. Es öffnet sich ein neuer Tab, in dem Sie die Einstellungen für Ihren Anrufbeantworter dann bearbeiten können.

Wählen Sie nun unter dem Reiter ''Kennwörter'' die Option ''PIN ändern''. Geben Sie nun eine 6-8 stellige PIN ein und schließen Sie den Vorgang mit ''Speichern'' ab. Beachten Sie bitte, dass diese PIN nichts zu tun hat mit der PIN, die Sie eventuell für die Adressbuch-Funktion nutzen.

Nachrichten abfragen und versenden: Voicemail-Inbox

In der Inbox können Sie Ihre Nachrichten wahlweise über Ihren Rechner oder über Ihr Telefongerät anhören. Wenn Sie die Nachrichten über den Rechner anhören möchten, wählen Sie in der unteren rechten Ecke des Fensters ''Computer'' [1]. Achten Sie darauf, dass die Lautsprecher Ihres Rechners eingeschaltet sind. Dann klicken Sie den Abspielknopf [2]. Um eine Nachricht über Ihr Telefongerät anzuhören, wählen Sie ''Telefon'' [1], und geben dann in dem Feld links neben ''Telefon'' die interne Dienstnummer des Telefonapparates an [2] (z.B.7566 für die RZ-Hotline). Wenn Sie jetzt den Abspielknopf klicken [3], dann klingelt Ihr Telefon und Sie bekommen einen Anruf von der Nummer ''7666''. Nehmen Sie ab, dann hören Sie die Nachricht.

Um selbst eine Sprachnachricht zu versenden, wählen Sie zuerst, über welches Medium Sie diese erzeugen möchten, ''Telefon'' oder ''Computer'' [1]. Dann klicken Sie ''Neue Nachricht'' [2], und ein kleines Eingabefenster öffnet sich. Nun müssen Sie eintragen, wem Sie die Nachricht schicken möchten [3]. Wenn Sie die ersten Buchstaben des Namens eingeben, wird das System Ihnen automatisch eine Liste der möglichen Empfänger anbieten. Weiter können Sie noch einen Betreff für Ihre Nachricht angeben.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Nachricht entweder als fertige .wav-Datei von Ihrem Rechner hochzuladen (Upload) oder aber die Nachricht Über Ihren Telefonapparat oder über ein an Ihrem Rechner angeschlossenes Mikrofon aufzuzeichnen [4]. Haben Sie die Aufzeichnung über das Telefon gewählt und klicken ''Aufzeichnung starten'' [5], so klingelt Ihr Telefon (mit der Anrufernummer 7666). Nehmen Sie ab, sprechen Sie Ihre Nachricht und legen Sie wieder auf. Danach können Sie mit ''Senden'' die soeben aufgezeichnete Nachricht verschicken [6].

Nachrichten fernmündlich abfragen

Rufen Sie sich selbst auf Ihrer Dienstnummer an. Während der Ansage drücken Sie die *-Taste. Sie werden dann nach Ihrer persönlichen ID gefragt. Hier müssen Sie die 4 Stellige Telefonnummer Ihres Dienstanschlusses (Erweiterung) eintragen und mit der #-Taste bestätigen.

Im Anschluss werden Sie nach der PIN gefragt. Das ist die PIN, die Sie, wie oben beschrieben, festgelegt haben. Bestätigen Sie die Eingabe mit der #-Taste. Jetzt können Sie Ihre Nachrichten anhören.

Weitere Funktionen

Call Pickup

Pickup-Gruppen ermöglichen es, dass Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitraum die Anrufe Ihrer Kolleginnen und Kollegen angezeigt bekommen und diese übernehmen können. Die Gruppenmitglieder sowie Intervalle können benutzerdefiniert angelegt werden. Um diese Funktion nutzen zu können, melden Sie sich bitte bei den angegebenen Ansprechpartnern des ITSMZ.

Line- & Hunt-Groups

Eine Linegroup ist eine Reihe von Mitarbeitern bzw. Telefonnummern, die nacheinander angerufen werden bis jemand das Telefonat annimmt. Das heißt, wenn jemand die 7001 anruft, klingelt es 10 Sekunden bis der Anruf an die 7002 weitergeleitet wird usw. Ebenso ist es z. B. möglich, dass bei Anruf einer der Nummern alle Nummern der Gruppe gleichzeitig klingeln oder dass bei Anruf einer der Nummern an denjenigen weitergeleitet wird, der am längsten kein Telefonat geführt hat. Um diese Funktion nutzen zu können, melden Sie sich bitte bei den angegebenen Ansprechpartnern des ITSMZ.

Bedienungsanleitungen

Die Nummer des CISCO-Gerätetyps finden Sie auf dem Etikett auf der Rückseite.

Typen 6921 / 6941 / 6945 / 6961
Typen 8941 / 8945
Typen 8961 / 9951 / 9971

Ansprechpartner

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